1. Изяснете си целта на събитието

Първото нещо за едно успешно събитие е да има точна и ясна цел. Дали това ще е подобряване на имиджа сред бизнес партньорите или служителите, или генериране на широко медийно присъствие, е изключително важно да те отговори на този първи въпрос. Това е така, защото той е основата на концепцията на събитието Ви и от неговия отговор се определят всички следващи стъпки, които ще видите в статията.

2. Определете точен бюджет

След определяне целта на събитието, е важно и определянето на конкретна сума, която Вашата компания може да отдели за организацията. Бюджета се сформира като се направи план-график с разпределение на отговорностите и задачите на целия екип и всички участници, които ще се включат за реализацията. 
Разбира се винаги има изменения в началния бюджет, но е важно да бъде определен, защото много компании правят грешката да не си направят сметката на време и в края на събитието да установят, че са похарчили 2, че и 3 пъти над това, което биха дали ако се направи сметката в началото на проекта.

3. Съставете списък на гостите

Имайки предвид целта на събитието, която искате на постигнете, изберете кого да добавите в списъка Ви с гости. Това може да бъдат: бизнес партньори, служители, медии, представители на държавни институции или всички заинтересовани страни по темата.

4. Изберете идеалното за целта място

Изборът на подходящата локация за провеждане на събитието е от ключово значение за цялата организация и целта на събитието. Важно е да се обърне внимание на местоположението – дали е подходящо за всички гости, които възнамерявате да поканите, съобразено ли е с цената, която сте предвидили и от какви услуги можете да се възползвате на място и кое трябва да се организира отделно.

5. Доверете се на подизпълнител

След като идентифицирате всички подизпълнители, от които ще се нуждаете – за наем на оборудване, превод, музикално оформление, декорация и др., възможно най-рано преди събитието трябва да договорите условията с всеки от тях, да подпишете споразумения, да уредите авансови плащания, за да сте сигурни, че всички ще знаят точните си задачи в деня на събитието. Помислете за всички допълнителни елементи, които бихте могли да включите, за да сте оригинални – светлинни ефекти, специални тематични подаръци за гостите и др.

6. Подгответе си сценарий

За да няма неприятни изненади по време на самото събитие е добър вариант да предвидим всичко предварително. Ще има ли откриваща церемония? А коктейл след края на официалната част? Направете си точен сценарий по минути като предвиждате и време за евентуални закъснения и забавяния. Помислете колко време ще е необходимо за регистрация и настаняване на гостите, за всяка от речите и изказванията, за въпроси и отговори след това. Важен елемент от организацията е и водещият или модераторът, който да води цялото събитие.

7. Синхронизирайте

Освен екипа, който пряко ще се занимава с организацията на събитието, със сигурност ще имате нужда и от участието на някои от служителите на компанията. Препоръчително е да ги включите, за да сте сигурни, че всички елементи са в синхрон с корпоративната идентичност на компанията. Не ги оставяйте само да разговарят с гостите, а им дайте пряка отговорност за някои части от събитието.

8. Направете си оценка на постигнатото

След като събитето приключи е препоръчително да направите разбор на цялостната организация, изразходения бюджет и постигнатите резултати. Резултатите от този отчет ще Ви помогнат да си направите ценни изводи и ще Ви дадат полезни насоки при организацията на следващото събитие. 

Препоръчваме да се свържете с професионална агенция за организиране на събития, която би могла да Ви съдейства за изпълнението на всеки една стъпка от целия процес.

Искате и Вие събитие от такова естество?
Нямате време или професионален екип за реализацията?

Ние ще се радваме да Ви бъдем от помощ и заедно да постигнем Вашите цели!
Не се колебайте, а директно се свържете с нас, чрез формата за бързи въпроси и Ние ще постигнем Вашата целта